La facturation électronique devient obligatoire pour les entreprises françaises à partir de 2024. Cette réforme ambitieuse vise à moderniser les échanges commerciaux en favorisant l’adoption de méthodes numériques plus efficaces et respectueuses de l’environnement. La facturation électronique permet de simplifier les processus administratifs, d’accélérer les paiements et de réduire les risques d’erreurs ou de fraudes.

En adoptant cette nouvelle norme, les entreprises pourront bénéficier d’une meilleure gestion de leurs flux de trésorerie, d’une diminution des coûts liés au papier et d’une amélioration de la collaboration avec leurs partenaires commerciaux. Il est donc crucial de se préparer en amont pour assurer une transition en douceur vers la facturation électronique. Voici les 7 points de vigilances clés relatives à l’obligation de facturation dématérialisée :

1. Comprendre la réforme sur la facture électronique

Il est essentiel de comprendre les tenants et aboutissants de la réforme de la facturation électronique. La directive européenne 2014/55/UE impose l’utilisation de la facturation électronique dans les marchés publics de l’Union européenne. En France, cette obligation s’étendra aux entreprises privées à partir de 2024. La facturation électronique consiste à émettre et à recevoir des factures au format électronique, ce qui permet de réduire les coûts, de simplifier les procédures et de favoriser l’automatisation des échanges.

 

2. Évaluer l’impact sur votre entreprise

Analysez comment la facturation électronique affectera vos processus internes et vos relations avec les clients et les fournisseurs. La transition vers la facturation électronique peut offrir plusieurs avantages, tels que la réduction des coûts de traitement des factures, l’amélioration de la précision et de la traçabilité des données, ainsi que la simplification des paiements. Évaluez les domaines de votre entreprise qui seront directement touchés, tels que la comptabilité, les achats et les ventes, afin de planifier les ajustements nécessaires.

 

3. Choisir une solution de facturation électronique

Sélectionnez une solution de facturation électronique adaptée aux besoins de votre entreprise. Il existe plusieurs options disponibles sur le marché, allant des logiciels de facturation intégrés aux systèmes de gestion d’entreprise (ERP) aux plates-formes de facturation en ligne ou aux logiciel de gestion électronique des documents. Lors du choix d’une solution, prenez en compte des critères tels que la convivialité, la sécurité des données, l’évolutivité et l’intégration avec vos systèmes existants. N’hésitez pas à demander des démonstrations et des essais gratuits pour vous assurer que la solution correspond à vos attentes.

 

4. Former vos équipes sur la réforme avant 2024

Assurez-vous que vos employés comprennent les nouvelles procédures de facturation électronique. Organisez des sessions de formation pour les sensibiliser aux avantages de la facturation électronique et aux meilleures pratiques à suivre. Expliquez-leur comment utiliser la nouvelle solution de facturation électronique choisie, comment accéder aux factures électroniques et comment gérer les éventuelles erreurs ou litiges. Encouragez-les à poser des questions et à partager leurs préoccupations pour faciliter une transition en douceur.

 

5. Mettre à jour vos systèmes et processus de facturation

Vérifiez la compatibilité de vos systèmes informatiques actuels avec la facturation électronique. Assurez-vous que votre infrastructure technologique est prête à prendre en charge la nouvelle méthode de facturation. Si nécessaire, procédez à des mises à jour ou envisagez d’investir dans de nouvelles solutions logicielles qui vous permettront de faciliter l’intégration de la facturation électronique. Pensez également à vérifier que vos systèmes de gestion, tels que votre ERP ou votre GED sont compatibles avec les formats de facturation électronique requis.

En parallèle, examinez vos processus actuels liés à la facturation et identifiez les ajustements nécessaires. Révisez les étapes de création, d’envoi, de réception et de traitement des factures pour les aligner sur les exigences de la facturation électronique. Cela peut inclure des modifications dans la collecte des données, l’intégration des systèmes, la validation des factures et l’archivage électronique.

 

6. Communiquer avec vos partenaires commerciaux

Informez vos clients et vos fournisseurs de votre transition vers la facturation électronique. Expliquez les changements à venir, partagez les nouvelles procédures et collaborez avec eux pour faciliter la transition mutuelle. Communiquez les avantages de la facturation électronique, tels que la rapidité de traitement des factures, la réduction des erreurs et des litiges, ainsi que les économies de coûts. Assurez-vous d’établir des canaux de communication clairs et de répondre à leurs éventuelles préoccupations.

Si vous travaillez avec des partenaires internationaux, prenez en compte les spécificités légales et les formats de facturation électronique propres à chaque pays. Veillez à ce que vos systèmes soient en mesure de gérer différents formats et d’interagir avec les systèmes de vos partenaires.

 

7. Respecter les échéances légales de la reforme « LFE »

Il est important de respecter les délais fixés par la réforme de la facturation électronique. Identifiez les dates limites pour l’adoption de la facturation électronique et assurez-vous d’être prêt à temps pour éviter les sanctions éventuelles. Prévoyez une marge de manœuvre pour la mise en œuvre, car cela peut nécessiter du temps pour apporter les modifications nécessaires et s’adapter aux nouvelles procédures.

En conclusion, la réforme de la facturation électronique représente une opportunité pour les entreprises françaises de moderniser leurs processus et d’optimiser leur gestion financière. En se conformant à cette directive, les entreprises pourront bénéficier de nombreux avantages, tels que des économies de coûts, une meilleure traçabilité des transactions et une automatisation accrue. La préparation en amont est essentielle pour assurer une transition fluide et réussie vers la facturation électronique.

En comprenant les exigences légales, en choisissant une solution adaptée, en formant les équipes et en mettant à jour les systèmes et les processus, les entreprises seront prêtes à saisir les avantages de cette nouvelle ère numérique dans le domaine de la facturation.

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