La facturation électronique est obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour l’ensemble des entreprises ayant des relations avec le secteur public au sein de l’Union européenne. Cette obligation s’applique indépendamment de l’envergure de l’entreprise, la transmission des factures s’effectuant via le portail de services Chorus Pro pour la France. En outre, l’obligation s’étend aux entreprises du secteur privé selon les dispositions prévues par la loi de finances 2020. La capacité à recevoir des factures électroniques sera exigée à compter du 1er juillet 2024. Dans cet article nous parlerons de :
- Facture électronique : de quoi s’agit-il ?
- Quels avantages pour les TPE/PME ?
- Quel type et format privilégier pour la création et l’émission de facture électronique ?
- Quid des canaux d’échange ?
- Sur quels points de vigilance baser le choix d’une solution ?
L’émission de factures au format électronique devra être effective à l’horizon 2026, parallèlement à l’obligation de transmettre certaines données fiscales à l’administration compétente, toujours par voie électronique.
1. Facture électronique : de quoi s’agit-il ?
Pour être considérée comme telle, la facture doit être créé, émise et reçue en format numérique, suivant l’un des trois types admis, à savoir :
- le format structuré qui implique le respect de normes sur lesquelles les parties se sont préalablement accordées dans le cadre de l’EDI ou échange de données informatisé ;
- le format non structuré qui induit une présentation calquée sur celles des factures papier, généralement transmises en format PDF ou éventuellement en format image. Ces factures au format non structuré sont attachées aux e-mails, transmises par messagerie électronique ou déposées sur une page web ;
- le format hybride établi sous forme d’un fichier PDF auquel est annexé un document présentant des données essentielles en format structuré.
La norme EN 16931 encadre les données essentielles intégrées à toute facture en format structuré B2G (Business-to-Government) au niveau de l’Union européenne depuis 2017. Les factures électroniques émises à l’échelle B2B (Business-to-Business) doivent s’inspirer de cette référence, tant en format hybride qu’en format structuré.
La numérisation de factures papier permet également un traitement dématérialisé. En revanche, les factures en question ne sont pas considérées comme électroniques dans la mesure où il ne s’agit pas de leur forme d’émission originale. Néanmoins, les factures numérisées peuvent servir de justificatifs au niveau de l’administration fiscale, à condition que les copies soient à la fois durables et fidèles aux originaux.
2. E-Facture : Quels avantages pour les TPE/PME ?
La transition vers la facturation électronique au sein des petites et moyennes entreprises, voire les très petites entreprises est bénéfique à différents niveaux :
- les coûts de traitement sont réduits,
- le processus gagne en rapidité, ce qui optimise le respect des échéances,
- la traçabilité des factures simplifie l’élaboration d’une piste d’audit fiable (PAF),
- la gestion de trésorerie est améliorée,
- la conformité de la TPE/PME au regard de la réglementation fiscale est garantie,
- l’entreprise est apte à anticiper les obligations réglementaires concernant les e-reporting et e-invoicing.
Dans la mesure où la facture représente un justificatif de déductibilité et de collecte de TVA, il est primordial pour le client comme pour le fournisseur de se soumettre aux obligations de conformité imposées par l’administration fiscale. La facture électronique devenant obligatoire dès 2024, il est de l’intérêt des TPE et PME d’entamer la transition au plus tôt.
3. Quel type et format privilégier pour la création et l’émission de facture électronique ?
Dans le fond, toutes les factures électroniques sont similaires. En revanche, la présentation et les informations additionnelles qu’elles contiennent impliquent des différences. Les fichiers non structurés bénéficient d’une plus grande facilité d’émission. Pour autant, leur traitement au niveau des clients exigent une extraction préalable des données. Par ailleurs, ils risquent d’être rejetés par les filtres anti-spam ou d’être transmis à des destinataires inappropriés en l’absence d’un service de messagerie sécurisé. Ce type de facture électronique est de ce fait déconseillé.
Les factures électroniques émises en format structuré ou hybride sont davantage recommandées bien qu’elles soient plus contraignantes. Leur adoption requiert des préparations minutieuses, notamment des alignements et tests qui assurent leur cohérence avec les spécificités de la relation client-fournisseur. Cela implique automatiquement des investissements informatiques dont l’amortissement est néanmoins accéléré par le volume des données échangées entre les parties.
La norme EN 16931 a justement été créée dans l’optique de mutualiser les frais informatiques. Elle est vivement conseillée pour l’établissement de factures au format structuré dont le contenu se limite aux données essentielles. En ce qui concerne les factures hybrides, c’est le format Factur-X qui sert de référence, tant en termes de présentation qu’au niveau du contenu. Reprenant certains éléments de la norme EN 16931, Factur-X constitue une excellente alternative aux factures en format JPEG, PDF ou papier émises par les TPE et PME.
4. Comment passer à la facturation électronique ? Les canaux d’échange.
Toute facture électronique destinée au secteur public doit être transmise via Chorus Pro, jusque là, rien de nouveau. La plateforme gratuite est mise à disposition par l’Etat. Son utilisation permet de suivre l’avancement du traitement des fichiers mais aussi d’obtenir une date certifiée quant au dépôt de la facture électronique. Un système similaire sera mis en place avec la création d’un site officiel de facturation électronique ou de l’utilisation d’une plateforme étatique de facturation B2B déjà existante.
En application des dispositions de la loi de finances 2020, les entreprises du secteur privé peuvent également utiliser le portail Chorus Pro pour les émissions de toute facture électronique obligatoire. En revanche, elles jouissent également de la liberté de passer par d’autres Plateformes Dématérialisées Partenaires. Ces dernières doivent impérativement se soumettre à des audits réguliers en plus de justifier d’une immatriculation au niveau de l’administration. Les prestataires doivent par ailleurs se conformer aux évolutions de la réglementation, sachant que les plateformes sont généralement interopérables, la sécurité des échanges faisant partie des priorités.
Il est également prévu que les fournisseurs puissent faire parvenir les factures électroniques à leurs clients via le service de messagerie Request-to-Pay (RTP). Le dispositif permet d’envoyer des factures parallèlement à des demandes de paiement et de suivre les avancées du processus jusqu’à ce que le paiement soit effectif.
5. Sur quels points de vigilance baser le choix d’une solution d’efacturation ?
Dans le cas des factures structurées et hybrides, c’est l’éditeur du logiciel utilisé ou le prestataire de service concerné qui veille à l’adéquation du format et s’assure que le canal d’échange est pertinent. Il est toutefois recommandé aux entreprises de vérifier certains éléments, à savoir :
- les formats de fichier supportés par la solution logicielle ;
- l’étendue du réseau qui définit le nombre de partenaires économiques pouvant accéder au service de facturation électronique (directement ou par interopérabilité des canaux d’échange);
- la sécurité et la confidentialité des échanges, notamment en ce qui concerne l’identification des partenaires commerciaux ;
- la conformité de la solution par rapport à la réglementation en vigueur et les dispositions à venir ;
- la possibilité de partager des statuts de traitement entre différents canaux ;
- l’immatriculation effective de la solution retenue au titre de Plateforme dématérialisée partenaire ou, à défaut, sa connexion avec la plateforme Chorus Pro.
Dans le cas des factures non structurées, il faut savoir que leur format n’optimise pas le traitement et qu’il n’existe aucune garantie concrète de réception par les destinataires. A cet effet, il est préconisé de passer du format PDF à la norme Factur-X ou, idéalement, d’opter pour un format structuré conforme à la norme EN 16931.
Pour finir, il est primordial que l’automatisation de bout en bout soit permise par la solution de facturation électronique. Ce critère optimise la cohérence entre la digitalisation de la facturation et celle du paiement.
Pour comprendre davantage le processus, n’hésitez pas à suivre les publications du Forum national de facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE). Une documentation complète est également disponible sur le site de la communauté Chorus Pro. En parallèle, les établissements financiers, les experts comptables ou encore le correspondant TPE-PME de votre région peuvent vous offrir un accompagnement de choix.