L’Archivage des Factures Électroniques
L’un n’allant pas sans l’autre, les factures électroniques doivent obligatoirement être archivées dans un espace dédié sur votre ordinateur ou dans le cloud.
à propos de l’archivage en ligne des factures électroniques
Le stockage des e-factures
La facturation électronique et l’archivage numérique seront bientôt une obligation pour toutes les entreprises. Le processus doit démarrer à partir de l’année 2026 et se terminer en 2027, date à laquelle toutes les structures devront avoir terminé leur transformation vers la dématérialisation. Pour autant, beaucoup de questions se posent et les entreprises peuvent avoir besoin d’un accompagnement particulier pour opérer ce changement dans les meilleures conditions, en conformité avec la réglementation en vigueur. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser, en tant que responsable de service ou entrepreneur sur le thème de l’archivage des factures électroniques en France et dans l’Union Européenne.
Quelles entreprises sont concernées par la facturation électronique ?
Au terme de la mise en place du processus de dématérialisation (qui doit avoir lieu en 2026), toutes les entreprises quelle que soit leur taille seront concernées par ce dispositif réglementaire. Rappelons que depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises traitant avec des entités du secteur public sont tenues de transmettre leurs factures sous format électronique. Il en va de même à l’échelle de l’Union européenne, où toutes les entités publiques ont obligation d’accepter les factures électroniques qui leur parviennent.
A noter que la loi de finances 2020, par l’entremise de son article 15, généralise le recours à la facturation électronique aux entreprises relevant du secteur privé. Cette obligation concerne essentiellement les transactions réalisées entre entités assujettis à la TVA. L’ordonnance n°2020-1190 du 15 septembre 2021 vient clarifier encore un peu plus la situation, en indiquant que l’objectif principal est permettre la simplification des contrôles pour l’administration fiscale, de manière à assurer un meilleur recouvrement de la taxe sur la valeur ajoutée.
« Facturation numérique : quels sont les clients visés par le dispositif ?
Si vous êtes une entreprise ayant régulièrement affaire avec des clients issus du secteur public, la dématérialisation de la facturation est déjà une réalité quotidienne via notamment le Cloud pour factures. Rappelons que depuis le 1er janvier 2017, l’ensemble des entreprises signataires de contrat de commande publique ont l’obligation de transmettre leurs factures sous forme dématérialisée. Dans le cas très précis des facturations à des clients publiques, les entreprises ont l’obligation d’utiliser le portail Chorus Pro. Les formats acceptés par le portail sont par exemple le format PDF mais il est également possible de passer en saisie direct en EDI (échange de données informatisée), pour les entreprises dotées d’un volume de factures important. De nouveaux standards plus accessibles que l’EDI sont également accessibles actuellement, comme le fameux Factur-X, format dit « mixte » qui a fait son apparition en juillet 2017.
Les choses sont différentes pour les entreprises qui relèvent du secteur privé, du moins jusqu’au 1er septembre 2026. En effet, à partir de cette date, les transactions entre les entreprises assujetties à la TVA devront se faire impérativement par voie électronique (ou « e-facturation« ) que ce soit des factures électroniques clients ou fournisseurs. Avant cela, bien évidemment, le format de la facture demeure au libre choix des parties, sous réserve d’un accord préalable avec le destinataire de la facture.
Existe-il une norme réglementaire pour la facturation électronique ?
Depuis l’année 2017, il existe une norme sémantique à l’échelle européenne que tous les états membres se doivent de respecter dans le cadre de la facturation électronique : cette norme porte le nom de EN16931, élaborée pour le B2B (Business-to-business) de toutes les entités publiques de l’Union.
Beaucoup d’entreprises continuent toutefois d’opter pour la numérisation des factures papier reçues, de manière à pouvoir les traiter de manière dématérialisées par la suite. Cette manière de traiter les documents ne procède pas, à proprement parler, d’une politique de dématérialisation des contenus et de simple archivage numérique des factures. Néanmoins, il existe depuis 2017 des dispositions réglementaires permettant aux pièces produites par la numérisation d’avoir une valeur de preuves similaire aux documents électroniques. La contrepartie à cela est d’obtenir des copies fidèles et durables, qui puissent faire l’objet d’un contrôle en bonne et due forme par l’administration fiscale.
Notons que de nombreuses études démontrent la réduction significative des coûts administratifs dans les entreprises prenant en charge la dématérialisation. Selon une étude menée par BVA/Markess, l’usage de la facturation électronique permettrait de réduire de 50 à 75% le coût d’émissions d’une facture.
Quels sont les avantages de la facturation électronique pour le secteur privé ?
On sait désormais que plus aucune facture papier n’est acceptée dans le secteur public depuis le 1er janvier 2020. Si l’État souhaite généraliser la facturation électronique entre les entreprises du secteur privé, c’est pour de bonnes raisons. Pour commencer, la dématérialisation des factures permet la simplification des déclarations liées à la TVA. Ceci grâce à un système en ligne permettant le pré-remplissage des informations essentielles. L’autre versant avantageux de la dématérialisation réside dans la réduction des délais de paiement et des coûts de facturation, comparativement à l’utilisation des documents papier. Enfin, la dimension environnementale de la facturation électronique joue ici un rôle essentiel.
Selon certains chiffres avancés, les entreprises en France seraient responsables de l’envoi de près de 630 millions de factures chaque année, soit une pile d’approximativement 408 kilomètres de hauteur. Une situation responsable de la génération de près de 6 300 tonnes de papier. Le caractère vital de la dématérialisation des contenus pour les structures professionnelles n’est donc plus à démontrer. Si la mise en place d’un projet de dématérialisation peut rebuter certains responsables, sachez que des solutions de facturation électronique très faciles à prendre en main existent, et permettent d’éditer simplement et rapidement des factures « conformes », autrement dit, recevables par l’administration fiscale, et permettant de répondre à certaines obligations légales.
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