Article mis à jour suite à l’amendement du 18 octobre 2023
Ces dernières années, l’utilisation de la facturation numérique s’est accrue. Les pays d’Europe et d’ailleurs introduisent des réformes obligatoires en matière de facturation électronique afin d’accélérer les cycles de paiement, de réduire les coûts et d’améliorer la conformité des entreprises. Cependant, cette nouvelle législation peut laisser les entreprises dans l’incertitude quant à l’impact de ces changements sur leurs processus financiers. Dans cet article de blog, nous expliquons pourquoi les réglementations relatives à la facturation électronique obligatoire sont mises en place et surtout quels sont les entreprises touchées par l’obligation de facturation électronique. En outre, nous examinerons les mesures que les organisations peuvent prendre pour se préparer aux exigences à venir, ainsi que les solutions existantes pour simplifier le processus de numérisation.
L’obligation de facturation électronique dès 2026 en quelques mots
Avec l’obligation de facturation électronique qui entrera en vigueur en 2026 en France, les entreprises ont l’opportunité d’adopter des solutions numériques modernes qui leur permettront de gagner en efficacité tout en réduisant leur impact environnemental. En effet, ce changement réglementaire permettra de limiter l’utilisation de papier, la suppression des factures papier devrait ainsi avoir un impact écologique considérable, selon les experts. De plus, la facturation électronique présente de nombreux avantages, tels que la réduction des erreurs, des coûts et des délais de traitement. Il est donc possible de voir cette obligation comme une opportunité plutôt qu’une contrainte, pour les entreprises qui souhaitent innover et améliorer leur gestion administrative.
Les types d’entreprises concernées par l’obligation de facturation électronique
Le principe de la facturation électronique a pour but de remplacer les factures papier par des échanges électroniques. Cette forme de facturation est considérée comme plus rapide, plus sécurisée et plus écologique. Les gouvernements quant à eux, y trouvent également de nombreux avantages dans la mesure où cela leur permet de lutter plus efficacement contre la fraude fiscale, de mieux contrôler le marché et de résoudre les problèmes liés à la collecte de données.
En France, l’obligation de facturation électronique entrera en vigueur en 2026 pour toutes les entreprises. Cette décision s’inscrit dans une tendance qui se généralise dans de nombreuses parties du monde et qui est amenée à se développer dans les années à venir. Ainsi, seront concernées par l’obligation d’émission des factures électronique…
- à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises seront tenues d’adopter la facturation électronique pour leurs réceptions, tandis que les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront également l’utiliser pour leurs émissions.
- Un an plus tard, à partir du 1er septembre 2027, les petites et moyennes entreprises ainsi que les microentreprises suivront.
Attention, toutes les entreprises citées ci-dessus devront s’inscrire au Portail Public de Facturation (ex-Chorus) en 2026. De plus, Au 1er septembre 2026, l’obligation de réception des efactures sera obligatoire pour l’ensemble des entreprises dès lors que leur fournisseur a l’obligation d’émettre au format électronique.
Pour se conformer à ces nouvelles exigences, les entreprises doivent donc mettre en place une infrastructure technique adaptée. De nombreuses entreprises ont déjà commencé à faire la transition vers la facturation électronique et ont mis en place des processus internes pour gérer la transition. Les entreprises doivent ainsi se préparer en amont en identifiant les parties prenantes impliquées dans la chaîne d’approvisionnement, en mettant en place des systèmes de traitement de données adaptés et en formant leur personnel à ces nouveaux processus.
En outre, de nombreuses solutions techniques existent pour faciliter la mise en place de la facturation électronique pour les entreprises. Ces solutions permettent de convertir les factures papier en factures électroniques en utilisant des normes standardisées de formatage des documents, tels que la Factur-X, XML ou EDI. Le budget nécessaire pour la mise en place de ces solutions varie largement en fonction des besoins et des ressources disponibles. Au-delà de ces solution techniques, certaines entreprises peuvent également faire appel à des prestataires externes pour gérer leur transition vers la facturation électronique. Ces prestataires peuvent être des intermédiaires spécialisés en gestion du processus de facturation électronique (PDP), qui fournissent des services d’intermédiation entre les entreprises émettrices et les entreprises destinataires, ou des opérateurs de facturation (OD) qui gèrent tout le processus de facturation pour le compte de l’entreprise.
Par ailleurs, la facturation électronique obligatoire ne touche pas seulement les entreprises. Elle a un impact direct sur l’ensemble de l’économie, en particulier sur les relations commerciales entre entreprises. Les grandes entreprises ont été les premières à se conformer à la loi, mais les petites entreprises sont également concernées. Par conséquent, les services publics, les administrations et les entreprises doivent collaborer pour assurer une transition réussie vers la facturation numérique.
Les sanctions encourues en cas de non-conformité à la facture électronique
Les nouvelles obligations relatives à la facturation et à la transmission de données des transactions et paiements comportent de lourdes sanctions en cas de non-respect. Les débiteurs sont passibles d’une amende allant jusqu’à 15 000 euros par année civile pour chaque infraction relative à l’obligation d’émission d’une facture électronique, ainsi qu’à une amende de 250 euros par transmission sans pouvoir excéder 15 000 euros par année civile pour chacune des obligations relatives à la transmission des données des transactions et paiements.
De leur côté, les opérateurs sont susceptibles d’être sanctionnés par une amende de 15 € par facture avec un plafond de 45 000 € par an concernant l’obligation de transmission et 750€ par transaction plafonnée à 45 000€ par an concernant l’obligation d’émission de facture. Toutefois, l’opérateur est dispensé des sanctions précitées si c’est sa première infraction au cours d‘une année civile ou des 3 années précédentes et que l’infraction est régularisée spontanément ou dans un délai maximal de 30 jours après la première demande de l’administration.
Comment la gestion électronique des documents aident les entreprises à se conformer à l’obligation de facturation électronique
De nos jours, les entreprises cherchent constamment des moyens pour devenir plus efficaces et réduire les coûts. Avec l’extension de l’obligation de facturation électronique, les entreprises ont un besoin croissant pour des solutions numériques efficaces. La gestion électronique des documents est une technologie indispensable permettant d’optimiser le processus de facturation. En utilisant des logiciels sophistiqués, les entreprises peuvent garantir la conformité avec les réglementations en vigueur, tout en économisant du temps et de l’argent. La gestion électronique des documents offre une solution complète pour la gestion, le stockage, l’extraction et la transmission de documents, et permet aux entreprises de bénéficier d’un processus de facturation efficace et en accord avec la réglementation. En somme, la gestion électronique des documents est un outil puissant pour les entreprises cherchant à se conformer aux obligations de facturation électronique tout en améliorant leur efficacité en matière de gestion de documents.
En conclusion, l’obligation de facturation électronique est devenue une réalité pour de nombreuses entreprises. Cette transition implique un investissement en termes de temps et d’argent mais peut offrir de nombreux avantages tels que la réduction des coûts de gestion, une meilleure efficacité et une plus grande transparence.
