À partir du 1er septembre 2026, les entreprises devront être inscrites au Portail Public de Facturation (PPF) pour pouvoir revoir les factures électroniques (suite à l’amendement du gouvernement publié le 19.10.2023) Il s’agit d’une nouvelle mesure mise en place pour moderniser les processus commerciaux et financier du secteur public et réduire les coûts administratifs liés aux opérations. Cet article examine plus en détail ce qui se cache derrière cette obligation et explique quels seront ses impacts sur les entreprises concernées.
Qu’est-ce que le Portail Public de Facturation (PPF) ?
Le PPF est un portail public qui permet aux fournisseurs et prestataires de services d’effectuer des transactions commerciales avec le secteur public de manière efficace et transparente, tout en réduisant l’impact administratif des processus financiers. Il offre une plateforme centralisée où les entreprises peuvent envoyer, recevoir et suivre leurs demandes et factures, ainsi que gérer simplement leurs paiements au nom du gouvernement français.
Le portail public de facturation est prévu pour être lancé en 2026. Les développeurs et acteurs (via notamment le FNFE-MPE) sont actuellement à l’œuvre et travaillent dur pour mettre en place les dernières fonctionnalités. Des informations plus détaillées seront disponibles ultérieurement.
Pourquoi est-il nécessaire de s’inscrire au PPF ?
Selon la loi n° 2019-1479 relative à l’économie circulaire, entrée en vigueur le 1er janvier 2020, l’utilisation des factures électroniques sera obligatoire pour toutes les relations entre les organismes publics et leurs fournisseurs dès 2026. Afin d’accroître encore la sécurité des documents transmis par voie électronique, ces factures devront à ce moment-là être signées à l’aide d’une signature serveur qualifiée conforme au cadre de certification européen ETSI EN 319 412-2 ou au cadre national français Afnor XP P12‑203‑2.
Ainsi, l’inscription au PPF est obligatoire car elle garantit que tous les fournisseurs et prestataires peuvent soumettre leurs factures électroniques à temps afin d’obtenir un paiement rapide. La facturation électronique obligatoire va donc apporter des modifications et améliorations dans les process des entreprises B2B. La loi oblige également toutes les entreprises à remplacer la majorité des contrats papiers par des documents numérisés via le portail afin de réduire l’utilisation du papier, la bureaucratie administrative associée à l’envoi de pièces justificatives par courrier postal et finalement optimiser le flux financier entre l’État et ses fournisseurs.
Comment une entreprise peut-elle se préparer à l’obligation de facturation électronique ?
Il est important que chaque entreprise disposant d’un contrat avec le gouvernement français commence immédiatement à préparer son adhésion au PPF avant la date limite du 1er septembre 2026. Les premières étapes comprennent la vérifier qu’elles possèdent les bonnes qualifications pour y être autorisée, puis trouver un fournisseur habilité par l’Etat connu sous forme GAP (Gateway Access Point), qui pourra ensuite confirmer techniquement l’accès à cette plateforme unifiée. Une fois cela fait, il faut contacter directement l’administrateur technique pour obtenir un identifiant d’Utilisateur Unique (UUI) qui servira comme source unique d’authentification personnelle ou partageable sur ce portail spécialisé via internet.
La facturation électronique devient obligatoire à partir de 2026, il est donc plus important que jamais pour les entreprises de se préparer en investissant dans des logiciels et systèmes informatiques appropriés et en formant leurs employés aux spécifications exigées par le Portail Public de Facturation (PPF). En se préparant à temps, les entreprises peuvent non seulement protéger leurs activités commerciales mais aussi profiter des avantages offerts par la facturation électronique.
Quels seront les avantages pour les entreprises ?
Bien qu’à première vue certains petits entrepreneurs puissent craindre des difficultés supplémentaires liées à la gestion administrative contrainte par cette nouvelle règle juridique vis-à-vis du Gouvernement Français. Il existe déjà de nombreuses sociétés qui peuvent aider les entreprises à passer à la facture électronique (logiciel de dématérialisation des factures, logiciel de gestion des documents numériques etc.) .Il convient ici subodorer quelques grands avantages :
- Une gestion plus efficace des flux de trésorerie et des paiements, ce qui permet aux entreprises de suivre leurs activités volumineuses en temps réel.
- Une meilleure traçabilité et cohérence des données, grâce à une communication fiable entre fournisseur et fourni.
- Une réduction considérable du temps nécessaire pour émettre et recevoir des factures, ce qui signifie moins d’erreurs et un processus plus facile à gérer.
- La possibilité de mettre en place des contrôles automatiques renforcés sur les opérations commerciales.
- La réduction du papier en entreprise.
Quelle est la différence entre un Opérateur de dématérialisation (OD), une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF) ?
Un Opérateur de dématérialisation (OD) est une société qui se charge du traitement et du routage des factures électroniques. Les plateformes OD sont réglementés par l’ART-FI, l’autorité française de régulation des télécommunications, afin d’assurer que les documents numérisés sont envoyés conformément aux normes et standards en vigueur.
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est le canal par lequel un fournisseur peut envoyer des documents numérisés au portail public de facturation pour qu’ils soient traités conformément aux lois et règlements en vigueur. Chaque PDP doit être certifiée par l’ART-FI pour pouvoir proposer ces services à ses clients.
Le Portail Public de Facturation (PPF) lui-même constitue une interface centrale qui relie le secteur public à ses fournisseurs ou prestataires agréés, et qui permet un flux fiable et transparent des transactions commerciales entre eux. Les PDP constituent ainsi la couche intermédiaire clé pour relier les OD aux PPF et assurer que toutes les exigences légales soient respectés tout au long du processus.
Les entreprises désireuses de se conformer à la facturation électronique obligatoire doivent choisir une de ses options afin d’être en règle vis à vis de la nouvelle législation. Attention : L’inscription au Portail Public de Facturation sera obligatoire pour toutes les entreprises dès 2026.
Quels seront les formats de factures électroniques acceptés en 2026 par la PPF ?
Il est probable que les formats XML SEPA Creditor Reference (SCR), UBL 2.1 et 2.2, et Factur-X continueront à être acceptés par la Plateforme Publique Fournisseurs (PPF) en 2026, bien que des ajustements pourraient être nécessaires pour s’adapter aux modifications technologiques antérieures. Voici la définition des formats de factures électroniques acceptées :
- XML SEPA Creditor Reference (SCR) : La Référence du créancier SEPA XML est un format normalisé de données basé sur le XML qui permet aux entreprises qui reçoivent des transferts monétaires de vérifier rapidement l’exactitude de ces transferts.
- UBL 2.1 et 2.2 : UBL signifie « Universal Business Language », qui sont des technologies logicielles XML pour les systèmes d’information commerciaux. UBL 2.1 et 2.2 sont les principales spécifications XML publiées par OASIS conçues pour faciliter l’interopérabilité informatique en matière d’utilisation commerciale efficace des documents électroniques sur Internet.
- Factur-X : Factur-X est une norme européenne de facturation électronique basée sur le standard UBL 2.1 et développée par la Fondation ZUGFeRD/Factur-X eV avec le concours des autorités fiscales européennes. Elle couvre à la fois les pays membres de l’UE ainsi que la Suisse et le Liechtenstein, ce qui permet aux fournisseurs d’expédier des factures conformes à tous ces pays depuis une application unique.
Les entreprises devront se préparer à créer un compte Portail Public de Facturation (PPF) en prévoyance de la loi sur la facture électronique obligatoire en 2024, car cela leur permettra non seulement de protéger leurs activités commerciales mais aussi de profiter des avantages de la facturation électronique. Les entreprises qui ne s’inscriront pas seront tenues par la loi et encourront des sanctions.
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