Entreprises : Comment passer à la facturation électronique ?

Le gouvernement a décidé de rendre obligatoire la facturation électronique pour les entreprises à partir du 1er juillet 2024. Cette mesure est prise dans le cadre de la dématérialisation des transactions et vise à simplifier les échanges commerciaux entre les acteurs économiques. Si vous n’avez pas encore mis en place de processus de facturation électronique, il est temps de vous y mettre ! Dans cet article, nous vous expliquons comment passer à la facturation électronique et quels sont les (nombreux) avantages.

Présentation du Portail Public de Facturation (PPF) et de la facturation électronique

Le Portail Public de Facturation (PPF) est un système de facturation électronique mis en place par le gouvernement qui permet aux entreprises de dématérialiser leurs processus comptables et financiers. Avec le PPF, les entreprises peuvent générer des factures et des avoirs en format PDF ou XML, selon leurs besoins. Elles peuvent également envoyer ces documents à d’autres entreprises via Internet ou sur support physique. Le Portail Public de Facturation offre aussi une solution sécurisée pour stocker et archiver les factures émises ainsi que pour recevoir des courriels de notification lorsqu’une facture est reçue par un destinataire.

En adoptant ce système de facturation électronique, les entreprises bénéficient d’un grand nombre d’avantages tels que la simplification des processus comptables et financiers, une plus grande sécurité et transparence des transactions, une meilleure visibilité des flux commerciaux, un allègement administratif et une accélération du traitement des factures. La facturation électronique permet aussi aux entreprises de gagner du temps car elle réduit considérablement le temps nécessaire pour créer, envoyer et recevoir des documents commerciaux. De plus, cela leur permet de mieux identifier et contrôler les risques liés aux paiements tout en améliorant la relation client grâce à un service plus rapide et plus efficace.

Pourquoi la dématérialisation des factures sera-t-elle obligatoire ?

Le gouvernement a décidé de rendre la facturation électronique obligatoire afin de faciliter les transactions commerciales entre les entreprises et de promouvoir une plus grande transparence dans leurs opérations. En adoptant ce système, les entreprises bénéficieront non seulement d’une simplification des processus comptables et financiers, mais aussi d’une meilleure gestion des risques liés aux paiements et à la relation client. La facturation électronique permet aux entreprises de gagner du temps en améliorant leur productivité car elle réduit considérablement le temps nécessaire pour créer et envoyer des documents commerciaux. Elle garantit également une plus grande sécurité grâce à des moyens de stockage et d’archivage des factures plus fiables. De plus, cela offre un système sûr qui permet aux utilisateurs de recevoir des notifications lorsqu’une facture est reçue. La dématérialisation des factures est donc essentielle pour encourager la modernisation et l’efficacité du secteur commercial français et permettra aux entreprises de bénéficier d’avantages importants tels que :

• la visibilité accrue des flux commerciaux,
• un allègement administratif,
• la réduction du papier en entreprise,
• une meilleure collaboration intersectorielle,
• un gain important en termes de productivité.

La victoire du secteur de l’archivage privé a été récemment annoncée par la FNTC et d’autres associations, en raison d’une révision de l’offre gratuite de la plateforme publique Chorus Pro. Après des mois de mobilisation, le secteur privé n’aura plus à concurrencer la plateforme pour les fonctionnalités d’archivage de factures. Bien que les usages de Chorus Pro soient nombreux, celle-ci ne proposera plus de fonctionnalités répliquant des services déjà fournis par des entreprises privées dans le secteur de l’archivage. Il s’agit d’une victoire importante pour ces entreprises, qui souligne une nouvelle fois leur importance dans le fonctionnement des entreprises françaises.

Les avantages de la facturation électronique (pour les entreprises et l’Etat)

Les avantages de la facturation électronique sont nombreux : les entreprises peuvent gagner du temps et optimiser leurs flux comptables et financiers, améliorer leur productivité et réduire leurs coûts administratifs. En effet, PDP permet aux utilisateurs de générer des factures en format PDF ou XML, de stocker et d’archiver les factures émises ainsi que de recevoir des notifications lorsque celles-ci sont reçues. PDP offre également une solution sécurisée pour envoyer des documents commerciaux via Internet ou sur support physique. En passant à la facturation électronique, les entreprises peuvent bénéficier d’une plus grande transparence et sécurité des transactions, une meilleure visibilité des flux commerciaux, un allègement administratif et une accélération du traitement des factures. Les entreprises sont donc encouragées à dématérialiser leurs processus comptables et financiers afin de profiter pleinement de tous ces avantages.

De plus, pour l’Etat, la dématérialisation des factures est essentielle pour faciliter les transactions commerciales entre les acteurs économiques français et promouvoir une plus grande transparence dans leurs opérations. La Plateforme Publique de Facturation permet aux autorités fiscales d’accroître la traçabilité des transactions commerciales, ce qui contribue à prêter main forte au contrôle fiscal et rendra possible la mise en œuvre efficace des politiques fiscales. La dématérialisation des factures favorise aussi un meilleur partage des informations relatives aux facturations parmi tous les acteurs du secteur commercial ce qui accroît la collaboration intersectorielle et met en place un système plus efficace pour garantir que les taxes dues soient payées rapidement et correctement. Grâce à la facturation électronique, le gouvernement sera en mesure d’amener à une modernisation du secteur commercial français tout en encourageant une plus grande diffusion de normes communautaires.

Comment instaurer efficacement la facturation électronique aux seins des entreprises

Instaurer efficacement la facturation électronique est d’une importance capitale pour garantir la modernisation du secteur commercial français et l’efficacité des transactions.

Que faut-il prévoir avant de passer aux factures numériques ?

Avant de passer aux factures numériques, il est important que les entreprises prévoient certains facteurs. Les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent des ressources et du personnel nécessaires pour gérer la mise en œuvre et l’exploitation du PDP. Cela comprend des informaticiens qui peuvent maintenir le système et des spécialistes de la facturation qui peuvent mettre à jour les factures et vérifier la conformité avec les lois fiscales applicables. En outre, il est important que les entreprises prennent en charge le coût initial du logiciel  et celui des connexions Internet nécessaires. Il est également important d’identifier le processus d’adoption pour que toutes les facturations soient dématérialisés et que les données soient correctement stockées. Une fois ces facteurs pris en compte, il est recommandé de mettre en place un système de sécurité solide afin de protéger efficacement les données commerciales sensibles. Finalement, une fois le système mis en place, il convient d’organiser un programme de formation pour former le personnel à l’utilisation du PPF et assurer l’efficacité opérationnelle du déploiement. Un service client dédiée peut être utile pour résoudre rapidement tout problème technique ou opérationnel rencontré par l’entreprise. En adoptant cette approche stricte lors de la mise en œuvre du PDP, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles tirent pleinement parti des avantages offerts par la facturation électronique et contribueront à accroître la transparence de leurs opérations commerciales.

Comment implémenter la facturation électronique en entreprise ?

Implémenter la facturation électronique dans une entreprise peut être une tâche complexe mais les avantages sont considérables. D’abord, il est nécessaire de se procurer un logiciel adapté à la facturation électronique et aux besoins et aux processus commerciaux spécifiques de l’entreprise. Ensuite, le système doit être configuré pour pouvoir générer facilement des factures électroniques à partir des données fournies par les clients. Il est également essentiel de s’assurer que le logiciel puisse importer des factures depuis un ERP ou un autre système financier, et qu’il soit en mesure d’envoyer des factures par courrier électronique ou sur support physique. Une fois configurée et opérationnelle, l’entreprise devra veiller à ce que l’ensemble du personnel connaisse bien les procédures de facturation et sache comment utiliser le logiciel dédié à cet effet. Il est important de former régulièrement le personnel afin qu’il soit conscient des exigences liées à la facturation électronique et qu’il puisse utiliser le système correctement. Les entreprises seront encore plus incitées à adopter ce nouveauté importante si elles peuvent bénéficier d’un accompagnement spécialisé permettant d’optimiser leurs processus comptables et financiers tout au long du cycle de facturation électronique.

Quels résultats attendus suite à l’adoption de la facture électronique ?

Les entreprises peuvent tirer profit de la facture électronique pour optimiser leurs processus comptables et financiers. En adoptant la facturation électronique, elles peuvent gagner du temps et améliorer leur productivité en générant des factures en format PDF ou XML, en stockant et en archivant les factures émises ainsi que de recevoir des notifications lorsque celles-ci sont reçues. La facturation électronique offre aussi une transparence et sécurité accrues des transactions, une meilleure visibilité des flux commerciaux, un allègement administratif et une accélération du traitement des factures. Les avantages ne s’arrêtent pas là car ils touchent aussi bien le gouvernement qui profite d’une plus grande traçabilité des transactions commerciales, développe une meilleure partage des informations concernant les facturations parmi tous les acteurs du secteur commercial et met en œuvre efficacement ses politiques fiscales.

L’implémentation de la facturation électronique peut être complexe mais elle est indispensable pour profiter pleinement de ces avantages considérables. Pour réussir son implémentation, il est primordial d’acheter un logiciel adaptable à chaque processus spécifiques de l’entreprise afin qu’il puisse générer facilement des factures électroniques à partir des données fournies par les clients et importer/exporter depuis différents ERP ou systèmes financiers. Une fois installée, le personnel doit être formé aux procédures liés à la facturation et doit savoir comment utiliser le logiciel pour pratiquer correctement la facturation électronique. Cependant, si l’entreprise souhaite tirer tous les avantages possibles d’adopter PDP, elle se verra bénéficier d’un accompagnement spécialisée afin d’assurer un cycle efficace de facturation électronique qui permette une modernisation complète du secteur commercial français avec un nouveau niveau de transparence et sûretés régulatoires.