L’obligation de facturation électronique dès 2026 : Guide complet pour les entreprises

Article mis à jour suite à l’amendement du gouvernement publié le 18.10.2023

La facturation électronique est sur le point de devenir une obligation pour de nombreuses entreprises dès 2026. Cette mesure, inscrite dans le cadre de la modernisation administrative, vise à simplifier les échanges commerciaux, à réduire les coûts administratifs et à favoriser l’efficacité des processus de facturation. Dans cet article, nous vous fournirons un guide complet sur l’obligation de facturation électronique et ses implications pour votre entreprise. Nous examinerons le cadre légal, les avantages, les obligations et les étapes pour mettre en place la facturation électronique. Préparez-vous à cette transition incontournable qui vous permettra de rester compétitif sur le marché.

Contexte de l’obligation de facturation électronique en 2026

L’obligation de facturation électronique à partir de 2026 découle d’une volonté des autorités de simplifier les procédures administratives et de stimuler la digitalisation des entreprises. De nombreux pays ont déjà mis en place des réglementations similaires et ont constaté les avantages de la facturation électronique en termes d’efficacité et de réduction des coûts. En se conformant à cette nouvelle exigence, les entreprises peuvent améliorer leur compétitivité sur le marché et bénéficier d’une gestion plus efficace de leurs flux de trésorerie.

Introduction : Les Objectifs et avantages de la facturation électronique

La transition vers la facturation électronique poursuit plusieurs objectifs clés. Tout d’abord, elle vise à simplifier les échanges commerciaux en automatisant les processus de facturation, de validation et de paiement. En réduisant la charge administrative liée aux tâches manuelles, les entreprises peuvent gagner du temps et se concentrer sur leurs activités principales.

De plus, la facturation électronique permet de réduire les coûts associés à l’impression, l’envoi postal et le stockage physique des factures. Les économies réalisées peuvent être réinvesties dans le développement de l’entreprise ou dans l’amélioration de ses produits et services. En adoptant la facturation électronique, les entreprises se préparent à une gestion plus moderne, efficiente et durable de leurs processus de facturation. La suite de cet article fournira des informations détaillées sur le cadre légal, les obligations des entreprises, les avantages et les étapes pour mettre en place la facturation électronique.

1. Cadre légal de la facturation électronique

1.1 Les lois et réglementations en vigueur

L’obligation de facturation électronique à partir de 2026 est régie par des lois et réglementations spécifiques qui varient d’un pays à l’autre. Il est essentiel que les entreprises se familiarisent avec ces dispositions légales pour se conformer aux exigences en vigueur. La Directive européenne 2014/55/UE établit le cadre juridique pour l’utilisation de la facturation électronique dans les marchés publics de l’Union européenne. Elle encourage l’adoption de la facturation électronique dans les transactions avec les entités publiques.

Dans de nombreux pays, la facturation électronique est réglementée par des lois spécifiques, telles que des directives fiscales ou des codes de commerce. Ces lois établissent les exigences formelles pour la facturation électronique, telles que les informations obligatoires à inclure dans une facture, les formats de fichiers acceptés, les délais de conservation des documents, etc. Certaines juridictions peuvent également imposer l’utilisation de plates-formes ou de systèmes spécifiques pour l’émission et la réception des factures électroniques. Il est donc important que les entreprises se renseignent sur les exigences précises de leur pays et éventuellement se rapprochent des autorités fiscales pour obtenir des clarifications supplémentaires.

Avant même la directive européeen, la Loi de modernisation de l’économie (France – Loi n° 2008-776)  introduit l’obligation (en France) progressive de facturation électronique dans les transactions entre les entreprises et les administrations publiques en France. Elle fixe des échéances pour la transition vers la facturation électronique, en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises.

2. Les avantages de la facturation électronique

La facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises, allant au-delà de la simple transition vers un processus sans papier. Voici quelques-uns des avantages clés de la facturation électronique.

2.3 Traçabilité et accessibilité améliorées :

La facturation électronique offre une traçabilité et une accessibilité accrues des factures. Les entreprises peuvent facilement retrouver, consulter et archiver électroniquement leurs factures, ce qui facilite les audits, les vérifications et les recherches ultérieures. Les informations détaillées sur les factures électroniques, telles que les dates d’émission, les dates de réception et les statuts de paiement, sont généralement enregistrées et disponibles en quelques clics.

De plus, la facturation électronique facilite la collaboration entre les départements et les équipes au sein de l’entreprise. Les factures peuvent être partagées instantanément et de manière sécurisée, ce qui facilite la communication interne et réduit les retards associés à l’acheminement des factures papier.

En résumé, la facturation électronique simplifie les processus administratifs, réduit les coûts, améliore l’efficacité opérationnelle et offre une meilleure traçabilité des factures. Elle permet aux entreprises de gagner du temps, d’optimiser leurs ressources et d’améliorer leur relation client. En adoptant la facturation électronique, les entreprises peuvent transformer leur manière de gérer les factures et se positionner avantageusement dans un environnement commercial en constante évolution.

3. Les obligations des entreprises vis à vis de la facturation électronique obligatoire

La transition vers la facturation électronique implique certaines obligations pour les entreprises. Voici les principaux éléments à prendre en compte :

3.1 Types d’entreprises concernées par l’obligation de facturation électronique :

Les obligations spécifiques en matière de facturation électronique concernent toutes les entreprises assujettis à la TVA (y compris les micro-entreprises). Généralement, les obligations s’appliquent aux entreprises de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes sociétés. Les secteurs d’activité concernés peuvent également varier. Il est donc essentiel de se référer aux réglementations propres à votre pays ou à votre juridiction pour identifier les types d’entreprises concernées par l’obligation de facturation électronique.

Dans de nombreux cas, l’obligation de facturation électronique concerne les entreprises qui réalisent des transactions commerciales avec des entités publiques (ex-Chorus-pro) ou d’autres entreprises. Les organismes gouvernementaux sont souvent parmi les premiers à adopter la facturation électronique, et ils peuvent imposer son utilisation à leurs fournisseurs et partenaires commerciaux.

3.2 Éléments requis dans une facture électronique et normes à suivre :

Une facture électronique doit inclure certaines informations essentielles pour être conforme aux réglementations en vigueur. Les éléments requis peuvent varier, mais voici une liste générale des informations fréquemment demandées :

• Les coordonnées complètes de l’entreprise émettrice et du destinataire
• Le numéro d’identification fiscale (NIF) de l’entreprise émettrice et du destinataire
• La date d’émission de la facture
• Le numéro de la facture
• La description détaillée des biens ou services fournis
• Les montants hors taxes, les taux de TVA applicables et les montants de TVA
• Le montant total à payer, incluant la TVA
• Les conditions de paiement
• Les modalités de livraison des biens ou services
• Les informations de règlement, telles que les coordonnées bancaires

Il est important de se conformer aux normes spécifiques établies par les réglementations en vigueur. Ces normes peuvent inclure des formats de fichiers spécifiques, des protocoles de transmission des données et des exigences de certification ou de signature électronique. Certains pays ont adopté des normes internationales telles que le format XML (eXtensible Markup Language) pour la facturation électronique.

3.3 Formats de facturation électronique acceptés :

Les formats de facturation électronique acceptés peuvent également varier en fonction des réglementations en vigueur. Certains pays peuvent imposer des formats de fichiers spécifiques, tels que le format XML, tandis que d’autres peuvent être plus flexibles et accepter différents formats.

Les formats de fichiers couramment utilisés pour la facturation électronique comprennent :

• XML (eXtensible Markup Language) : Il s’agit d’un format structuré et normalisé largement utilisé pour la facturation électronique. Il permet de décrire les données de manière lisible par les machines.
• Factur-X : Il s’agit d’un format hybride mélangeant une facture au format PDF/A-3 et un fichier de métadonnées (XML)

  • A noter que la Factur-X se décline en cinq profils, correspondant à cinq degrés de richesse du fichier XML joint :

  • le profil Minimum comprend uniquement les données exigées par la plateforme Chorus Pro (Numéro de facture, nom, SIRET etc…) ,
  • le profil Basic WL ajoute des données d’en-tête et de pied de facture (Localisation, informations bancaires…),
  • le profil Basic intègre les données essentielles de lignes de facture (Quantité, prix unitaire…),
  • le profil Comfort fait aussi apparaître les données potentielles de la norme sémantique européenne EN 16931, 
  • le profil Extended propose des données additionnelles pour adresser des besoins plus précis.

  Par ailleurs, la Factur-X est un format international, ce qui garantit sa conformité à l’échelle européenne grâce à sa conformité à la norme EN 16931.

• EDI (Electronic Data Interchange) : L’EDI est une méthode de transmission des données commerciales structurées entre les systèmes informatiques de différentes entreprises. Il est souvent utilisé pour les échanges de données commerciales automatisés et peut inclure des factures électroniques.

Il est essentiel de se conformer aux exigences spécifiques en matière de formats de facturation électronique établies par les réglementations en vigueur dans votre pays ou votre juridiction. Assurez-vous de vous renseigner auprès des autorités compétentes ou des organismes de réglementation pour connaître les formats de fichiers acceptés et recommandés. La première étape consistera pour toutes les entreprises à numériser les factures N-1 et antérieurs.

En respectant les obligations en matière de facturation électronique, les entreprises peuvent se conformer aux réglementations en vigueur et profiter des avantages de la facturation électronique tout en maintenant leur conformité légale.

La calendrier de déploiement de la facture électronique interentreprises

4. Mise en place de la facturation électronique

La transition vers la facturation électronique nécessite une préparation adéquate des systèmes, des processus internes et des employés de l’entreprise. Voici quelques conseils pour faciliter la mise en place de la facturation électronique :

4.2 Choix d’un prestataire de services de facturation électronique :

Si vous envisagez de faire appel à un prestataire de services de facturation électronique, il est important de choisir le bon partenaire. Voici quelques critères à prendre en compte lors de votre sélection :

• Conformité aux réglementations : Assurez-vous que le prestataire de services est conforme aux réglementations en vigueur dans votre pays ou votre juridiction. Vérifiez qu’il respecte les normes de sécurité, de confidentialité et de stockage des données.
• Capacités techniques : Évaluez les capacités techniques du prestataire, telles que la capacité à gérer le volume de factures de votre entreprise, la disponibilité d’une infrastructure sécurisée et fiable, ainsi que la possibilité d’intégration avec vos systèmes existants.
• Support client : Vérifiez la disponibilité et la qualité du support client proposé par le prestataire. Assurez-vous qu’il offre une assistance en cas de problème technique ou de questions liées à la facturation électronique.
• Coûts : Comparez les coûts proposés par différents prestataires et évaluez s’ils sont en adéquation avec les services offerts. Prenez en compte les frais de mise en place, les frais de transaction, les frais de stockage des données, ainsi que les éventuels coûts supplémentaires.

4.3 OD, PDP, PPF : Les acteurs de la facturation de demain

Dans le contexte de la facturation électronique et de l’e-reporting, plusieurs acteurs jouent des rôles clés dans la mise en œuvre et l’adoption réussie de ces pratiques. Voici un aperçu des rôles des Organismes de Dématérialisation (OD), des Prestataires de Services de Dématérialisation et de Présentation (PDP) et des Prestataires de Présentation de Facture (PPF) :

• Organismes de Dématérialisation (OD) : Les Organismes de Dématérialisation sont des entités spécialisées dans la gestion des processus de dématérialisation des documents, y compris la facturation électronique. Ils fournissent des solutions technologiques pour la capture, la validation, la transmission et l’archivage électronique des factures. Les OD jouent un rôle crucial dans l’accompagnement des entreprises tout au long de la transition vers la facturation électronique, en fournissant des conseils, des outils et des services pour faciliter la mise en place de la facturation électronique.

• Prestataires de Services de Dématérialisation et de Présentation (PDP) : Les Prestataires de Services de Dématérialisation et de Présentation sont des entités spécialisées dans la conversion des factures papier en factures électroniques, ainsi que dans la gestion et la présentation de ces factures aux destinataires. Ils prennent en charge le processus complet de dématérialisation, y compris la collecte des factures papier, la numérisation, la validation, la conversion en format électronique et la livraison aux destinataires sous forme électronique. Les PDP offrent des services clés pour les entreprises qui souhaitent externaliser tout ou partie du processus de facturation électronique.

• Prestataires de Présentation de Facture (PPF) : Les Prestataires de Présentation de Facture sont des entités spécialisées dans la réception et la présentation des factures électroniques aux destinataires. Ils fournissent des plateformes ou des portails électroniques sécurisés où les factures peuvent être consultées, validées et archivées par les destinataires. Les PPF jouent un rôle important dans la fourniture d’un canal de communication sécurisé entre les fournisseurs et les destinataires, permettant une meilleure traçabilité et un accès facile aux factures électroniques.

Ces acteurs, qu’il s’agisse des OD, des PDP ou des PPF, apportent leur expertise et leurs solutions technologiques pour faciliter la transition vers la facturation électronique et garantir un traitement efficace et sécurisé des factures électroniques. Leur rôle est essentiel pour accompagner les entreprises dans l’adoption de ces pratiques et contribuer au succès de la facturation électronique et de l’e-reporting.

4.4 Formation des employés et sensibilisation au changement :

La mise en place de la facturation électronique nécessite une formation et une sensibilisation adéquates des employés de l’entreprise. Voici quelques aspects à prendre en compte :

• Formation sur le logiciel de facturation électronique : Assurez-vous que les employés concernés par le processus de facturation sont formés sur l’utilisation du logiciel de facturation électronique. Familiarisez-les avec les fonctionnalités clés, les étapes du processus, ainsi que les normes et les exigences à respecter.
• Sensibilisation aux avantages de la facturation électronique : Organisez des sessions de sensibilisation pour expliquer les avantages de la facturation électronique aux employés. Mettez en avant les gains d’efficacité, la réduction des coûts, la traçabilité améliorée et les avantages environnementaux.
• Communication et accompagnement : Assurez-vous de communiquer régulièrement avec les employés sur les progrès de la mise en place de la facturation électronique. Fournissez un soutien continu, répondez à leurs questions et prenez en compte leurs retours d’expérience.

La formation et la sensibilisation jouent un rôle clé dans le succès de la transition vers la facturation électronique. En aidant les employés à comprendre les avantages et à maîtriser les nouveaux processus, vous maximisez les chances de réussite de la mise en place de la facturation électronique dans votre entreprise.

La préparation des systèmes et des processus internes, le choix d’un prestataire de services de facturation électronique et la formation des employés constituent des éléments essentiels pour une transition réussie vers la facturation électronique. En suivant ces conseils, vous pourrez faciliter l’adoption de la facturation électronique dans votre entreprise et profiter de ses nombreux avantages.

5. Les défis et les solutions de facturation électronique

La transition vers la facturation électronique peut présenter certains défis auxquels les entreprises doivent faire face. Voici quelques-uns des défis potentiels et des solutions pour les surmonter :

5.1 Sécurité des données :

L’un des défis majeurs de la facturation électronique concerne la sécurité des données. L’échange de factures électroniques nécessite une protection rigoureuse pour prévenir les fuites d’informations sensibles. Voici quelques solutions et bonnes pratiques pour garantir la sécurité des données :

• Cryptage des données : Utilisez des technologies de cryptage pour protéger les données lors de leur transmission et de leur stockage. Le chiffrement des données garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sensibles.
• Sécurité des accès : Mettez en place des mesures de sécurité pour contrôler l’accès aux systèmes et aux données de facturation électronique. Utilisez des mots de passe forts, des mécanismes d’authentification à deux facteurs et des niveaux d’autorisation appropriés pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sensibles.
• Surveillance et détection des intrusions : Mettez en place des outils de surveillance et de détection des intrusions pour détecter les activités suspectes et réagir rapidement en cas de violation de sécurité. La surveillance continue permet d’identifier les tentatives d’accès non autorisées et de prendre les mesures nécessaires pour protéger les données.

5.2 Interopérabilité des systèmes :

L’interopérabilité des systèmes est un défi courant lors de la transition vers la facturation électronique, en particulier lorsque différentes entreprises utilisent des systèmes et des formats de fichiers différents. Voici quelques solutions pour favoriser l’interopérabilité des systèmes :

• Normes de facturation électronique : Utilisez des normes de facturation électronique internationalement reconnues (voir plus haut) pour faciliter l’interopérabilité des systèmes. Les normes communes permettent aux différents systèmes de communiquer et d’échanger des informations de manière cohérente.
• Intégration des systèmes : Assurez-vous que votre logiciel de facturation électronique est capable de s’intégrer avec les systèmes existants, tels que les systèmes de gestion de ventes et de comptabilité. L’intégration des systèmes garantit la fluidité des flux de données et réduit les problèmes d’interopérabilité.
• Collaboration avec les partenaires commerciaux : Établissez des accords et des protocoles de communication clairs avec vos partenaires commerciaux. Définissez les formats de fichiers acceptés et les méthodes de transmission des données pour faciliter l’échange de factures électroniques de manière harmonieuse.

5.3 Sensibilisation et formation des employés :

Un autre défi important est de sensibiliser et de former les employés à la facturation électronique. Le changement de processus peut susciter une résistance au sein de l’entreprise. Voici quelques solutions pour relever ce défi :

• Communication interne : Communiquez de manière claire et régulière sur les avantages de la facturation électronique, les objectifs de la transition et les étapes à suivre. Impliquez les employés dès le début du processus de mise en place pour favoriser l’adhésion et la compréhension.
• Formation continue : Fournissez une formation complète sur l’utilisation du logiciel de facturation électronique et les nouvelles procédures associées. Organisez des séances de formation régulières et mettez à disposition des ressources pédagogiques pour aider les employés à maîtriser les nouveaux processus.
• Gestion du changement : Mettez en place une stratégie de gestion du changement pour anticiper et gérer les résistances au changement. Impliquez les employés dans le processus de prise de décision, écoutez leurs préoccupations et offrez un soutien continu tout au long de la transition.

La sensibilisation et la formation des employés sont essentielles pour assurer une adoption réussie de la facturation électronique au sein de l’entreprise. En informant et en préparant les employés, vous contribuez à une transition en douceur et à une adhésion générale.

En faisant face aux défis de la sécurité des données, de l’interopérabilité des systèmes et de la sensibilisation des employés, les entreprises peuvent surmonter les obstacles liés à la transition vers la facturation électronique. En adoptant les solutions et les bonnes pratiques appropriées, vous pouvez maximiser les avantages de la facturation électronique tout en garantissant la sécurité et l’efficacité des processus.

L’obligation de facturation électronique, en conclusion

L’obligation de facturation électronique constitue un changement majeur dans le paysage des transactions commerciales, imposant aux entreprises la transition vers des processus de facturation entièrement électroniques. Dans cet article, nous avons exploré les divers aspects de cette obligation, depuis le cadre légal jusqu’aux avantages, en passant par les défis et les solutions.

L’introduction de lois et de réglementations obligeant les entreprises à adopter la facturation électronique vise à favoriser l’efficacité, la transparence et la modernisation des processus de facturation. Ces réglementations peuvent varier selon les pays, mais elles ont toutes pour objectif commun de stimuler l’adoption de la facturation électronique.

Nous avons examiné les avantages considérables de la facturation électronique, tels que la simplification administrative, la réduction des coûts, l’amélioration de l’efficacité et la traçabilité accrue. Ces avantages permettent aux entreprises de rationaliser leurs opérations, d’améliorer leurs relations commerciales et de rester compétitives sur le marché.

Cependant, cette transition n’est pas sans défis. Nous avons discuté de la sécurité des données, de l’interopérabilité des systèmes et de la sensibilisation des employés comme étant des défis potentiels. Pour surmonter ces obstacles, il est essentiel que les entreprises mettent en place des mesures de sécurité robustes, établissent des normes de facturation électronique, favorisent l’intégration des systèmes et offrent une formation et une sensibilisation adéquates aux employés.

En conclusion, l’obligation de facturation électronique est un changement considérable pour de nombreuses entreprises. Bien que cela puisse représenter des défis, la facturation électronique offre des avantages significatifs et des opportunités d’amélioration des processus commerciaux. En anticipant ces changements, en se préparant adéquatement et en adoptant les solutions appropriées, les entreprises peuvent tirer parti de la facturation électronique pour améliorer leur efficacité opérationnelle, réduire leurs coûts et se conformer aux réglementations en vigueur. En embrassant cette évolution, les entreprises peuvent positionner avantageusement leur activité dans un environnement commercial en constante évolution.