Le monde de la facturation électronique connaît une transformation majeure avec l’introduction du format Factur-X. Ce format hybride, qui combine les avantages des fichiers PDF et des données XML, est devenu un incontournable pour les entreprises françaises et allemandes. Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu’est le standard Factur-X, ses avantages, son fonctionnement, et pourquoi il devient un standard incontournable suite à la loi sur la facturation électronique obligatoire.
Qu’est-ce que Factur-X ?
Factur-X est un standard franco-allemand pour les factures électroniques hybrides, publié pour la première fois en France le 9 juillet 2017 par le FNFE (Forum National de la Facture Electronique). Il est également connu sous le nom de ZUGFeRD en Allemagne. Le format Factur-X (ne s’ecrit jamais facture-x ou factureX, ni même FacturX) combine un fichier PDF lisible par l’homme avec un fichier XML intégré pour le traitement automatisé.
Fonctionnement du nouveau standard Factur-X
Une facture Factur-X contient deux parties importantes :
- PDF lisible : Cette partie est destinée aux utilisateurs finaux pour une lecture et une validation faciles.
- XML intégré : Cette partie est utilisée pour l’automatisation des processus, permettant aux systèmes comptables et ERP de lire et de traiter automatiquement les données de facturation.
Avantages du format Factur-X
1. Conformité
Factur-X est conforme à la norme européenne EN 16931, garantissant une compatibilité et une acceptation larges au sein de l’Union Européenne. Dès 2024, ce format sera obligatoire pour les entreprises françaises.
2. Automatisation et Efficacité
Grâce à l’intégration des données XML, les entreprises peuvent automatiser la saisie des données de facturation, réduisant ainsi les erreurs humaines et accélérant le traitement des factures.
3. Lire et Comprendre
Le format PDF permet aux utilisateurs finaux de lire facilement les factures, tandis que le format XML assure que les mêmes données peuvent être traitées par les systèmes informatiques.
4. Interopérabilité
En étant un standard commun entre la France et l’Allemagne, et en respectant les normes européennes, Factur-X facilite les échanges commerciaux transfrontaliers.
Comment générer des Factur-X ?
Pour générer des factures au format Factur-X, les entreprises peuvent utiliser divers outils disponibles sur le marché, y compris des bibliothèques Python spécialement conçues pour ce format. Ces outils permettent de créer des factures à partir de documents PDF existants en intégrant les données XML nécessaires.
Vers une adoption obligatoire dès 2026
À partir de 2026, l’utilisation de Factur-X deviendra obligatoire pour toutes les entreprises françaises dans le cadre de la plateforme publique de facturation (PPF). Ce changement vise à standardiser et à moderniser le processus de facturation au niveau national, en facilitant l’intégration avec les systèmes publics et privés.
Factur-X représente une avancée significative dans le domaine de la facturation électronique, alliant flexibilité, conformité et efficacité. En adoptant ce format, les entreprises peuvent non seulement améliorer leurs processus internes mais aussi se préparer aux exigences réglementaires futures. Alors que la date limite de 2026 approche, il est crucial pour les organisations de se familiariser avec la version Factur-X et de commencer à l’intégrer dans leurs systèmes dès maintenant.
Quels logiciels seront compatibles avec le format Factur-X ?
L’adoption du format Factur-X ne serait pas complète sans une intégration fluide dans les logiciels utilisés par les entreprises au quotidien. Plusieurs solutions ERP, CRM et GED sont déjà compatibles ou en passe de le devenir, facilitant ainsi la transition vers ce nouveau standard.
Les logiciels comptables (ERP)
L’un des principaux acteurs sur le marché des ERP, SAP, a déjà pris les devants en intégrant le support pour Factur-X dans ses solutions. SAP permet non seulement la création mais aussi la gestion et l’archivage des factures électroniques au format Factur-X, simplifiant ainsi les processus financiers et de comptabilité pour ses utilisateurs.
Les logiciels de relation client (CRM)
Du côté des logiciels de gestion de la relation client (CRM), Salesforce est un exemple notable d’une entreprise qui intègre Factur-X dans ses services. Avec Salesforce, il est possible de générer et de traiter des factures conformes au nouveau standard, assurant une meilleure gestion des transactions et des relations clients, tout en réduisant les erreurs et les délais de traitement.
Les logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED)
Voici un autre logiciel compatible Factur-X. En matière de gestion électronique de documents (GED), Zeendoc se distingue comme une solution compatible avec Factur-X. Zeendoc permet non seulement l’archivage sécurisé des factures électroniques, mais aussi leur extraction et validation automatisée grâce à l’intégration des données XML. Cela offre une traçabilité et une efficacité accrues, tout en garantissant une conformité totale avec les exigences réglementaires. L’utilisateur ne se rendra même pas compte du changement de format. Zeendoc, en tant que partenaire PDP, s’occupera de tout, y compris du dépôt sur la PPF.
En plus des ERP, CRM et GED, d’autres catégories de logiciels se préparent à adopter le format Factur-X pour rester compétitives et répondre aux besoins de leurs utilisateurs. Par exemple, les logiciels de comptabilité, comme Sage ou QuickBooks, incorporent progressivement des fonctionnalités permettant la gestion et l’émission de factures au format Factur-X. De même, les solutions de gestion des achats et des approvisionnements, telles que Coupa, adaptent leurs systèmes pour intégrer ce standard, facilitant ainsi les transactions entre entreprises. Enfin, les plateformes de commerce électronique, comme Shopify, envisagent également d’ajouter des capacités Factur-X, permettant aux commerçants de générer des factures électroniques conformes directement depuis leur interface de vente en ligne.
La Plateforme Publique de Facturation (PPF) et son rapport à la Factur-X
À partir de 2026, la Plateforme Publique de Facturation (PPF) jouera un rôle central dans le cadre législatif et administratif concernant la facturation électronique en France. La PPF est une initiative gouvernementale destinée à centraliser et standardiser la collecte, la transmission et le traitement des factures électroniques émises par les entreprises. Dans ce contexte, le format Factur-X devient un élément clé, car il garantit la conformité aux normes européennes et facilite l’automatisation des processus.
La PPF exigera que toutes les factures électroniques soient émises dans un format conforme tel que Factur-X, assurant ainsi un traitement harmonisé et efficace des données de facturation. Cette obligation vise à réduire les fraudes, améliorer la transparence et accélérer les délais de paiement entre les entités publiques et privées. En utilisant Factur-X, les entreprises pourront transmettre leurs factures directement via la PPF, où elles seront automatiquement vérifiées et traitées, ce qui simplifie considérablement les démarches administratives et réduit les risques d’erreurs humaines.