L’obligation de dématérialisation des factures arrive très prochainement pour les entreprises. Cependant, un léger changement de programme devrait permettre aux structures professionnelles les moins aguerries de souffler encore un peu. Alors que la généralisation de la dématérialisation devait entrer en vigueur à partir du 1er juillet 2024, et l’émission de facture qu’au 1er janvier 2026. Le point sur la dématérialisation des factures obligations 2024, ainsi que sur les avantages non négligeables de l’e-invoicing ci-dessous.
Facturation électronique loi de finances 2021 : quel calendrier de mise en place ?
La généralisation de la facturation électronique (aussi appelée e-invoicing ) est officiellement établie par la loi de finances 2020 et par le biais de l’ordonnance du 15 septembre 2021 n°2021 1190. Elle prévoit ainsi un certain nombre d’échéances pour la dématérialisation des factures :
- Au 1er juillet 2024 : toutes les entreprises assujetties à la TVA devront accepter les factures créées, transmises, reçues et archivées sous format électronique par leurs fournisseurs. Pour les entreprises de plus de 5 000 salariés dégageant un chiffre d’affaires en euros de plus 1,5 milliards, la pratique de l’e-invoicing
(ou facturation électronique en B2B) s’appliquera automatiquement. L’utilisation des services du portail public Chorus Pro sera imposée pour transmettre les données de facturation à l’administration fiscale, mais le principe-même du e-reporting pourra se faire via d’autres plateformes privées de dématérialisation. - Au 1er janvier 2025 : l’obligation d’émission et de transmission des documents à l’administration fiscale sera étendue aux entreprises de taille intermédiaire.
- Au 1er janvier 2026 : le principe d’émission et de transmission des documents à l’administration fiscale sera étendu aux PME et TPE (les micro-entreprises sont incluses dans l’équation). Pour être précis, seules les structures accueillant moins de 250 salariés et dégageant moins de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires avec un total du bilan annuel inférieur à 43 millions d’euros seront concernées par ce dispositif.
Quelles sont les raisons de ce décalage ?
En premier lieu, on serait tenté de tout mettre sur le dos de la crise sanitaire, et à juste titre : cette période prolongée a eu des effets non négligeables sur l’économie et pour bon nombre d’entreprises, contraintes d’adopter de nouvelles méthodes de travail. Mais ce délai supplémentaire de 18 mois accordé par les pouvoirs publics vise également à permettre aux structures les plus fragiles de se doter des moyens et des outils nécessaires à leur transition numérique, en concertation avec les principaux acteurs du dispositif obligatoire.
Rappelons en tout état de cause que l’obligation de facturation électronique est moins un gadget qu’un outil essentiel dans la lutte contre la fraude fiscale – notamment à la TVA. La Cour des comptes a évalué cette dernière à hauteur de 15 milliards d’euros, rien que pour l’année 2019. L’autre enjeu majeur de cette nouvelle transition est de permettre à l’administration fiscale d’approfondir sa vision sur l’activité des entreprises, en récupérant et en analysant en temps réel de nombreuses données essentielles.
Obligation de dématérialisation des factures : que se passe-t-il durant la période de transition ?
La période 2024-2026 peut d’ores et déjà être qualifiée de période transitoire, durant laquelle les entreprises vont devoir jongler entre la généralisation de la facturation électronique en émission et en réception. En effet, si les entreprises de toute taille auront l’obligation d’accepter des factures électroniques à partir du 1er juillet 2024, il n’en va pas de même pour la logique d’émission qui, elle, dépendra fortement de la taille de l’entreprise. Ainsi, pour les structures les plus importantes, l’émission numérique entrera en vigueur au mois de juillet 2024. Un délai sera accordé aux TPE/PME jusqu’en janvier 2026.
Durant cette période « hybride », les cabinets comptables doivent jouer un rôle majeur de conseil et de prise en charge, notamment à destination des plus petites structures qui peuvent encore éprouver des difficultés vis-à-vis de la digitalisation des processus administratifs. Bien que la généralisation de la facturation électronique ne représente pas un défi technique majeur, l’échéance du 1er juillet 2024 doit alerter les entreprises tombant dans le champ de la réforme : c’est en effet à partir de cette date qu’elles devront s’enregistrer auprès d’une plateforme de facturation électronique publique ou privée accréditée, de façon à récupérer les factures des prestataires de services (comme le téléphone ou l’énergie par exemple).
Facture électronique obligation : quelles sont les sanctions prévues ?
Des pénalités en réception et en émission
Les entreprises qui ne respecteront par leurs obligations en matière de réception et d’émission des factures électroniques à partir d’une certaine date seront soumises à une pénalité pouvant aller au-delà d’une simple amende. Les textes prévoient ainsi qu’en matière d’e-invoicing (c’est-à-dire en émission de factures), les entreprises ne jouant pas le jeu du nouveau système seront assujetties à 15 euros d’amende par facture, dans la limite de 15 000 euros par an. Même chose en matière d’e-reporting (ou réception de factures) : une amende de 250 euros par facture pourra s’appliquer, dans la limite de 15 000 euros par an.
Le cas de la TVA
Les experts comptables insistent également sur l’importance pour les entreprises, quelle que soit leur taille, de se conformer à la Loi de modernisation de l’économie (ou LME), dès le 1er juillet 2024. En effet, la déduction de la TVA ne pourra se faire sans la possibilité de récupérer les factures émises par les fournisseurs au format électronique. Il s’agit donc ici d’une sanction financière indirecte, mais relativement importante.
Facture digitale : Quelle solution informatique utiliser selon la taille de l’entreprise ?
Pour les grandes entreprises travaillant avec les différentes structures étatiques, la transition numérique ne pose à priori aucune difficulté particulière : depuis 2017, elles utilisent les services de la plateforme Chorus Pro, solution retenue pour la facturation électronique. Pour les autres entreprises, le choix de la solution informatique dématérialisée leur appartient pour effectuer leur transition électronique :
- Elles peuvent choisir de se rapprocher de la plateforme « traditionnelles » ChorusPro, assurant déjà la facturation numérique du secteur public.
- Elles peuvent se rapprocher d’une plateforme accréditée, ou partenaire de l’administration fiscale uniquement. Dans l’idéal et quelle que soit la taille de l’entreprise, on conseillera d’en passer par un outil de facturation numérique français, et en conformité avec la loi française. Le gouvernement recommande à ce titre d’analyser 3 grands préceptes avant de faire un choix : l’inaltérabilité des données, la sécurisation des informations et l’archivage des documents comptables, sur une durée légale équivalente à 10 ans minimum.
Ce faisant, les gains à prévoir en matière de temps et de productivité sont énormes pour les entreprises : une fois les factures transmises et intégrées dans la plateforme choisie, l’accès à ces documents se fait très facilement depuis un point informatique central. La démocratisation de l’e-invoicing tend également à renforcer la sécurité et optimiser les questions de gestion de trésorerie.
Si les entreprises bénéficient d’un délai supplémentaire de quelques mois pour parfaire leur transition numérique, des doutes persistent sur la faisabilité du projet à moyen terme. Certains observateurs attentifs estiment ainsi qu’il faudra compter entre 9 mois et un an et demi pour mener à bien un projet facturation électronique, au moins dans une structure de taille intermédiaire. Les freins sont multiples : manque de compétences (que ce soit au niveau des entreprises comme au niveau des plateformes partenaires ou des cabinets spécialisés dans le conseil), difficultés de recrutement à tous les niveaux, etc… Face à cette situation, des solutions informatiques et humaines existent et sont déjà en place. Une solution GED permet ainsi de traiter un grand nombre de documents différents, de la gestion jusqu’au suivi des factures en passant par la signature électronique, le tout dans une seule et même interface.