La facturation électronique, ou efacture, est un processus que les entreprises peuvent utiliser pour être payées rapidement et de manière plus sûre, sans avoir à subir les inconvénients des factures papier et des paiements par chèque. Les factures électroniques permettent à la fois la livraison et le paiement des factures entièrement en ligne, ce qui améliore l’efficacité tout en réduisant les coûts. Si vous pensez que votre entreprise pourrait en bénéficier, découvrez comment fonctionne un logiciel de gestion des factures et pourquoi il peut convenir à toute entreprise ayant des factures récurrentes.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique est une méthode d’envoi de factures et de collecte de paiements électroniques dans laquelle les factures sont envoyées par Internet et les clients peuvent payer électroniquement. La facturation électronique implique généralement l’intégration de plusieurs systèmes, notamment un système de facturation, un système bancaire, un système de paiement des factures par la banque du client et une interface en ligne pour le système de facturation électronique. La facturation électronique est particulièrement utile pour les entreprises qui envoient des factures récurrentes à leurs clients.
Par exemple, une société de services publics facture chaque mois des factures d’électricité à ses clients. Chaque mois, la société de services publics peut envoyer une facture électronique à un client expliquant les frais du mois et offrant la possibilité de payer en ligne.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ou e-facture ?
Les factures électroniques, ou efacture, sont une option sans papier pour délivrer une facture. Les factures peuvent être présentées soit sur un site web, soit sous forme de document électronique, tel qu’un fichier PDF. Les clients ont ainsi la possibilité d’examiner les factures avant d’envoyer le paiement. Ils peuvent également mettre en place des paiements automatisés afin de payer sans même appuyer sur un bouton. Les factures électroniques offrent des avantages tant aux émetteurs de factures qu’aux clients. Voici quelques-uns des principaux avantages de la facturation électronique :
- Faible coût de livraison des factures aux clients
- Meilleure sécurité que le papier et le courrier postal
- Possibilité de paiements automatiques
- Livraison rapide des paiements via ACH
- Les factures électroniques sont une solution gagnante pour les clients et les entreprises. Parce qu’elles sont plus rapides, plus pratiques, moins coûteuses et plus sûres, toutes les parties concernées profitent de la facturation électronique.
- Conformité vis à vis de la réglementation française
Quelle réglementation en France ?
L’article 153 de la loi de finances 2020 annonce la généralisation de l’obligation, à partir du 1er janvier 2024, de la facture électronique pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA. Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. Puis, la loi de finances pour 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. L’ ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions. Les obligations de facturation électronique seront imposées aux dates suivantes :
- à compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
- à compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,
- à compter du 1er janvier 2025 en transmission aux entreprises de taille intermédiaire,
- à compter du 1er janvier 2026 en transmission aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.
Qu’est-ce qu’un système de facturation électronique ?
Les systèmes de facturation électronique sont des systèmes informatiques qui aident à générer et à livrer des factures et à accepter les paiements des clients. Le flux d’une facture dans un système de facturation électronique. Comme nous l’avons déjà indiqué, la plupart des sociétés de services publics permettent aux clients de se connecter à leur site Web pour consulter et payer leurs factures. C’est un exemple de facturation électronique directe par l’émetteur de factures.
Certaines factures peuvent être intégrées dans le système de paiement des factures d’une banque. Dans ce cas, les utilisateurs peuvent se connecter au site web de leur banque et payer les factures de plusieurs émetteurs de factures via la même interface. C’est un exemple de système d’agrégation bancaire.
Quelle est la différence entre eBilling et eInvoicing ?
Ces deux notions anglaises nommées eBilling et eInvoicing présentent de nombreux aspects similaires, mais ne sont pas entièrement identiques. L’eInvoicing consiste simplement à envoyer des factures sous forme numérique, mais la fonction de paiement n’est pas intégrée comme dans l’eBilling.
La véritable facturation électronique inclut également la possibilité de payer. Les outils de facturation et de paiement tout-en-un sont également connus sous le nom de logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs. Sur le site web d’un service public ou d’une banque, vous pouvez à la fois consulter la facture et soumettre un paiement électronique. Pour les entreprises, le processus nécessite généralement un logiciel plus avancé que celui proposé par une banque traditionnelle.
Quelles sont les normes de facturation et de codage électroniques ?
Son but est de simplifier les processus de facturation et de les intégrer plus facilement à vos logiciels métiers tel que votre ERP par exemple.
La factur-X est une facture au format PDF intégrant des données XML pour automatiser son traitement. Cette facture peut donc se dissocier en deux parties bien distinctes qui sont :
- Le format PDF de norme PDF/A3 qui est l’original de la facture c’est-à-dire l’image le placement du texte et des données
- Les données XML structurées pour intégrer et automatiser dans un système d’information, également appelé Factur-X
Comment les entreprises B2B utilisent-elles la facturation électronique ?
Si la plupart des factures électroniques sont axées sur le client, les entreprises peuvent également tirer parti de la facturation électronique pour les transactions B2B.
La partie cycle de vie du document concernera le statut de traitement de la facture chez les destinataires. Les destinataires, c’est-à-dire les clients, devront pouvoir communiquer sur un certain nombre de données et de statuts sur le traitement de la facture, dont le paiement par exemple. Certains statuts seront rendus obligatoires, mais sont encore en cours de définition. Les données concerneront toutes les transactions BtoC en France et les flux BtoC et BtoB à l’international. Ces données d’e-reporting seront à transmettre à l’administration fiscale. Grâce à ces éléments, l’administration fiscale aura connaissance de l’ensemble des opérations commerciales des assujettis à la TVA.
Une architecture de transmission en Y pour plus d’interopérabilité
L’État a fait le choix d’une architecture de transmission dite “en Y”. On parle de schéma “en Y” car il associe un circuit direct, notamment via la plateforme publique, et un circuit indirect, via les plateformes privées. Ce schéma d’échange mixte permet différents circuits de facturation. La plateforme nationale publique permettra de gérer un nombre restreint de format de factures tandis que les plateformes privées permettront d’échanger d’autres formats plus techniques.